Czy jesteś zamoczony? Samo słowo - bagno - jest dość nieprzyjemne. Uosabia wszystkie rodzaje stereotypów: jesteś ponad stan; jesteś w głębokim dole; jesteś w złym miejscu i możesz z niego nie wyjść. Ale pomijając nieprzyjemności, dlaczego czujesz się tak przytłoczony? Jesteśmy skłonni się założyć, że to dlatego, że masz zbyt wiele do zrobienia - więcej, niż jesteś w stanie zrobić. A mimo to, ważni ludzie i ważne sprawy polegają na twoich herkulesowych wysiłkach, aby jakoś poradzić sobie z tym, co niemożliwe.
Cóż, okazuje się, że nie jesteś sam. Nasze najnowsze badanie pokazuje, że jeśli chodzi o zarządzanie naszym czasem i listami rzeczy do zrobienia, jesteśmy zwykle nadmiernie zaangażowani i przytłoczeni. Spośród 1353 ankietowanych osób, 3 na 5 przyznało, że ma więcej do zrobienia, niż jest w stanie zrobić w dostępnym czasie. Kolejna 1 na 5 osób twierdzi, że osiągnęła już swój limit i nie jest w stanie poświęcić się bardziej.
Okazuje się, że nasza skłonność do mówienia "tak" większej ilości rzeczy, niż jesteśmy w stanie zrobić, nie jest przypadkowa. W rzeczywistości, 1 na 3 osoby twierdzi, że ZAWSZE ma przed sobą więcej zadań, niż jest w stanie wykonać, a 2 na 3 twierdzi, że ZWYCZAJNIE znajduje się w takiej samej sytuacji. Ale dlaczego stawiamy się w tak niewygodnej i niepewnej pozycji? Według badań, 5 najważniejszych powodów, które ludzie przypisują swoim przerośniętym listom rzeczy do zrobienia, to m.in:
- Pragnienie bycia pomocnym, ugodowym i uprzejmym.
- Tendencja do wkraczania do akcji i rozwiązywania problemów, nawet jeśli nie należą one do nich.
- Niejednoznaczne granice i niejasne zasady dotyczące tego, które zadania należy przyjąć, a które odrzucić.
- Współpraca z autorytetami, którzy stawiają nienegocjowalne wymagania.
- Niezdolność do mówienia "nie" lub renegocjowania zobowiązań.
Z naszych wieloletnich obserwacji wynika, że ta epidemia nadmiernego zaangażowania jest również wynikiem źle zaprojektowanych systemów zarządzania przepływem pracy w świecie, który działa według mantry: zrób więcej za mniej.
Zbyt wielu z nas nie ma systemu do organizowania różnych danych wejściowych, które napływają do nas każdego dnia. A bez systemu zaprojektowanego w celu przechwytywania i organizowania przychodzących zadań oraz umiejętności negocjowania zobowiązań, z pewnością staniesz się ofiarą niemożliwej do zrobienia listy rzeczy do zrobienia. Chyba, że i dopóki nie przejmiesz kontroli nad tym systemem, będziesz nadal gorączkowo kręcić swoimi kołami i nadal tylko robić wgniecenia w tej ciągle rosnącej liście zobowiązań.
A niemożliwa lista rzeczy do zrobienia jest nie tylko wyczerpująca, ale także zbiera żniwo na naszym zdrowiu emocjonalnym. Zgodnie z wynikami badań, ludzie czują się zestresowani, zmartwieni, zaniepokojeni, przytłoczeni, a nawet pokonani, gdy patrzą na swoją napompowaną listę i żałują, że zgodzili się na tak wiele w pierwszej kolejności. Najbardziej niepokojącym efektem ubocznym jest chyba to, że ludzie czują się tak, jakby nie mogli być naprawdę obecni - to znaczy, że kiedy są z ludźmi i rzeczami, które mają największe znaczenie, są wielozadaniowi lub myślą o innych zadaniach.
Ale jest na to rozwiązanie. Wystarczy kilka umiejętności, aby odzyskać kontrolę nad swoją listą rzeczy do zrobienia, a jednocześnie zmniejszyć stres. W rzeczywistości istnieje niewielka liczba praktyk zarządzania sobą, które mogą mieć ogromny wpływ. Kiedy nauczysz się szybko i efektywnie zarządzać swoim obciążeniem pracą, nie tylko przejmiesz kontrolę nad listą rzeczy do zrobienia, ale także unikniesz ciężaru i niepokoju, które wiążą się z dźwiganiem niemożliwego do udźwignięcia ciężaru pracy. Poniżej przedstawiamy pięć praktyk w zakresie produktywności, których przyjęcie pomoże ci osiągnąć te korzyści, jednocześnie odzyskując kontrolę nad listą rzeczy do zrobienia.
1. Zbieraj wszystko, co należy do twojej uwagi
Zapisuj wszystkie zobowiązania, zadania, pomysły i projekty w zewnętrznym miejscu, zamiast trzymać je w głowie. Użyj tylko kilku "narzędzi przechwytywania", które masz cały czas przy sobie, takich jak listy, aplikacje, poczta elektroniczna itp.
2. Zrób audyt zobowiązań
Zapisz wszystkie swoje zobowiązania na jednej stronie. Następnie zejdź z listy i zdecyduj, które to-dos zrobisz, które odrzucisz, a które będziesz renegocjować. Nie ma mowy, żebyś mógł zrobić je wszystkie w podanym czasie; bądź realistą co do tego, co możesz i co zrobisz.
3. Określ następne działania
Większość ludzi jest dodatkowo przytłoczona swoimi listami, ponieważ są one wypełnione niejasnymi rzeczami, takimi jak "Budżet" lub "Wydarzenie 2019". Te duże projekty raczej nas odpychają, niż motywują do działania. Sprecyzuj swoje to-do aż do następnego działania; najmniejszego zachowania, które podejmiesz, aby zacząć poruszać się w kierunku zamknięcia. Czasami kluczem do przełamania nawyku prokrastynacji jest uczynienie działania mniejszym, aż będziesz chciał je wykonać.
4. Rób więcej właściwych rzeczy, zastanawiając się w odpowiednich momentach
Zamiast zanurzać się od razu w nieuporządkowanej skrzynce odbiorczej, poświęć dwie minuty na przejrzenie swojego kalendarza i listy zadań. Taka refleksja gwarantuje, że podejmiesz najlepsze decyzje o tym, jak wykorzystać swój czas.
5. Przeglądaj co tydzień
Co tydzień organizuj święte, niezbywalne spotkanie z samym sobą, aby na nowo zsynchronizować, nabrać aktualności i dopasować codzienną pracę i projekty do swoich nadrzędnych priorytetów.
O autorach: Justin Hale jest mówcą, projektantem szkoleń i Master Trainerem w firmie VitalSmarts, będącej liderem w dziedzinie szkoleń korporacyjnych. Był głównym projektantem szkolenia Getting Things Done® w wydaniu VitalSmarts i prowadził kurs oraz wygłaszał przemówienia inauguracyjne na temat umiejętności i zasad bezstresowej produktywności dla klientów i publiczności w całej Ameryce Północnej.
Brittney Maxfield jest starszym dyrektorem ds. marketingu treści w VitalSmarts. Przez ostatnie 13 lat prowadziła działania reklamowe i marketingowe dla linii bestsellerów New York Timesa i wielokrotnie nagradzanych kursów szkoleniowych firmy.
